Secrétaire de Direction

Détails de l'offre

Type d'offre

Appel interne
Appel externe

Lieu

SO - Département social de Namur Rue de l'Arsenal, 10 5000 Namur Belgique

Date d'entrée

19/12/2022

Régime de travail

19/38heures/semaine

Fonction

Adjoint administratif de niveau 2+ de rang 1

Type de contrat

Employé CDR

Notes supplémentaires

Vous trouverez le descriptif complet dans le fichier pdf repris sous la rubrique : Download details

Merci de postuler avant le

09/12/2022 12:20:35

Procédure de recrutement

Une présélection sera faite sur la base des dossiers de candidature.

Les candidats retenus seront invités à une épreuve écrite et à un entretien de sélection.

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Mission

Missions :

Le/la secrétaire est au service de la direction et du département. Il/Elle gère le secrétariat à la direction et du département. Il/Elle assure, par ailleurs, le relais auprès du service du personnel. Enfin, il/elle est chargé.e de communication. En collaboration avec la direction, elle coordonne également la dimension accueil du secrétariat et en supervise le fonctionnement de manière à pouvoir assurer un service de qualité aux différents clients.

Activités :

Assurer le soutien administratif de la direction

- Assurer les tâches de secrétariat (rédaction et envoi courriers, rangements documents, classement, etc.)

- Assister aux réunions, prendre des notes et rédiger les PV's (ex : copil commun)

- Organiser les visites et réunions avec les intervenants internes et/ou externes (réunions délégués, réunions générales, du secrétariat etc.)

- Être le contact direct entre tout intervenant externe et la direction.

- Assurer la gestion du temps (agenda, déplacements, réunions, réservations) pour la Direction.

- Assurer la gestion administrative des attributions

- Préparer le fichier DATT

- Encoder les attributions dans PROECO

- Organiser les remplacements des absences imprévues à l’accueil ! en cas d’absence anticipée, les personnes prennent elles-mêmes les dispositions nécessaires

- Planifier les évaluations du personnel

- Enregistrer et classer les informations utiles

En tant que relais du service RH, assurer le relais et la transmission d’informations et de documents

- Assurer la destination des documents administratifs transmis par les membres du personnel (statutaire, vacataire, contractuel, APE), auprès du service du personnel

- Assurer le suivi des demandes du service du personnel (limitées d’une part, à l’impression et/ou transmission et/ou signature de documents - déclarations de cumul, contrats, conventions vacataire, HE12, etc. - et d’autre part, à la communication individuelle ou collective)

- Répercuter quotidiennement, auprès du service du personnel, les absences et congés des membres du personnel (tous motifs confondus) et les situations d’accidents du travail

- Participer à la prise en charge personnalisée des membres du personnel

- Assurer l’accueil administratif des membres du personnel

- Vérifier le suivi et la bonne réalisation des procédures administratives

- Vérifier auprès des responsables d’année qu’un accueil personnel est organisé

- Assurer la distribution de documents : carte de parking et de membre du personnel

- Procéder à la visite guidée des nouveaux membres du personnel et leur expliquer les modalités concrètes d’organisation : valves, formulaires, photocopies, parking, ….

- Mettre à jour le fichier des coordonnées des membres du personnel et le diffuser

- Coordonner le recrutement

- Récolter, vérifier et assurer le suivi des paiements des déclarations d’honoraires

Assurer le secrétariat administratif du département

- Organiser les consultations de copies d’examen

- Récolter et classer les fiches de cours et plans de cours, les syllabus et corrigés des examens

- Gérer les archives et les casiers

En tant que chargé de communication et d’évènements

- Favoriser les échanges internes et externes à l’implantation :

Coordonner l’usage des différents outils de communication interne (valves, portail, écrans de télévision, …)

Animer les réseaux sociaux de l’implantation (Facebook, LinkedIn)

Alimenter la page internet de la Henallux relative à l’implantation

Organiser, alimenter et mettre à jour le site Sharepoint membres du personnel du département

Organiser, alimenter et mettre à jour le site Sharepoint étudiants du département

- Assurer le relai communication, la synthèse et l’envoi des informations au service communication

- Créer des documents et visuels institutionnels divers (affiches, folders, logos, rollup, cartons d’invitation, …)

- Gérer les événements internes et externes de l’implantation

- Organiser les aspects logistiques des événements internes et externes (réservation de salle, catering, impressions nécessaires, …)

- Communiquer vers l’extérieur en vue de faire la promotion d’événements

Participer à l’accueil et aux activités globales du département

- Participer à une tournante pour la permanence entre midi et 13H.

- Participer au remplacement des personnes responsables de l’accueil lors de leur absence

- Participer aux surveillances d’examen

- Participer aux réunions de la haute école, du secrétariat et du département, en fonction des délégations de la direction

Caractèristiques de l'offre

Début d'entrée en fonction : au plus vite

Contrat de travail : Contrat de remplacement jusque mi-mai avec possibilité de prolongation

Lieux de travail : Département social de Namur, Rue de l'Arsenal, 10 à 5000 NAMUR

Exigences

Grade(s) requis

Bachelier, CESS

Requirements notes

Expérience et formation en bureautique exigée

Profil recherché

Le candidat pourra être évalué sur sa maîtrise de ces compétences :

  • Communication écrite et orale
  • Rigueur
  • Capacité de travail en équipe
  • Autonomie
  • Faire preuve d'initiatives
  • Précision
  • Devoir de discrétion
  • Maîtrise des logiciels bureautiques
  • Flexibilité et polyvalence