Collaborateur.trice au sein de la Cellule juridique/académique
Détails de l'offre
Type d'offre
Lieu
Date d'entrée
Merci de postuler avant le
Procédure de recrutement
un curriculum vitae ;
une lettre de motivation.
Dans sa lettre de motivation, la personne candidate est invitée à préciser :
- les expériences de son parcours qu’elle estime les plus pertinentes au regard de la fonction ;
- les missions ou domaines dans lesquels elle souhaiterait prioritairement s’investir ;
- la manière dont elle envisage sa contribution à la cellule et sa collaboration avec les autres services.
Une présélection sera réalisée sur base des dossiers de candidature.
Les candidats retenus seront invités à participer à une épreuve écrite et à un entretien de sélection.
Téléchargements
Mission
Une fonction ouverte, construite selon le profil retenu
La Cellule juridique et académique accompagne les instances, directions, départements et services de la Haute École dans les matières juridiques, académiques et réglementaires.
Le périmètre des responsabilités confiées sera déterminé en fonction du profil, de l’expérience et des compétences de la personne engagée. Selon le profil retenu, certaines missions seront exercées prioritairement, tandis que d’autres pourront être développées progressivement ou rester prises en charge par d’autres membres de l’équipe. Une attention particulière sera accordée à la capacité de relier les exigences réglementaires aux réalités du terrain. Selon les besoins du service et le profil de la personne, la fonction pourra également évoluer vers des responsabilités complémentaires en matière de coordination et de gestion de projet ou d’équipe.
MISSIONS
Afin de soutenir ses activités actuelles et futures, la Haute École recherche un collaborateur juridique et académique dont les missions et le niveau de responsabilités seront adaptés en fonction du profil, de l’expérience et des compétences de la personne engagée.
La fonction vise à contribuer à la sécurisation juridique et réglementaire des activités de l’institution tout en accompagnant concrètement les acteurs de terrain. Elle implique de comprendre le fonctionnement des départements et services, puis de traduire les règles applicables en procédures, outils et actions compréhensibles, réalistes et directement utilisables par les enseignants, les directions et les équipes administratives. Elle suppose également de travailler avec d’autres experts et services afin de construire ensemble des solutions répondant à un objectif commun.
Gestion académique et accompagnement des départements
Participer à la mise en œuvre de la législation académique et à son application au sein de la Haute École.
Accompagner les directions et secrétariats étudiants dans les matières liées notamment aux inscriptions, à l’admissibilité, au financement, aux programmes d’études, aux délibérations et à l’organisation académique.
Veiller au respect des échéanciers académiques et coordonner les actions nécessaires à leur mise en œuvre.
Apporter un soutien aux secrétariats étudiants dans la préparation et le suivi des délibérations.
Développement et harmonisation des procédures
Concevoir, mettre à jour et améliorer les procédures, référentiels, modèles de documents et outils administratifs communs.
Traduire les règles et évolutions réglementaires en dispositifs opérationnels, procédures, outils et consignes concrètes, adaptés aux besoins de l’institution et aux contraintes des acteurs de terrain.
Recueillir et intégrer les besoins, contraintes et pratiques des enseignants, des membres du personnel, des départements et des services afin de proposer des modalités d’application réalistes et partagées.
Contribuer aux projets transversaux de la cellule et de l’administration centrale dans une logique d’amélioration continue.
Participer au développement d’outils administratifs, informatiques et de gestion favorisant l’efficience des processus.
Gestion des outils et systèmes d’information
Participer à la gestion et à l’évolution des outils et applications liés aux activités de la cellule.
Assurer le lien avec les services informatiques concernant les développements, paramétrages, accès et besoins fonctionnels.
Contribuer à la production, à la mise à jour et à la diffusion des documents et informations nécessaires au fonctionnement des services.
Expertise juridique et académique
Assurer une veille juridique et réglementaire dans les matières relevant de l’enseignement supérieur et du fonctionnement institutionnel.
Analyser les dispositions légales et réglementaires, en évaluer les impacts sur l’organisation et formuler des recommandations adaptées aux réalités de terrain.
Fournir des avis, conseils et expertises clairs et directement exploitables aux directions, secrétariats étudiants, coordinations, services administratifs et instances de décision.
Accompagner les départements et services dans la rédaction et la sécurisation de documents juridiques ou administratifs (conventions, règlements, procédures, décisions, etc.).
Assurer un soutien dans le traitement des dossiers complexes, contentieux, recours et procédures disciplinaires.
Collaboration transversale et conduite de projets
Collaborer étroitement avec les autres services et expertises de la Haute École afin de construire des solutions partagées au service d’un objectif commun.
Recueillir, clarifier et formaliser les besoins des utilisateurs, notamment des enseignants, des membres du personnel, des départements et des services administratifs.
Assurer l’interface entre les exigences juridiques ou académiques et les contraintes techniques, organisationnelles ou fonctionnelles des autres services.
Dans le cadre de la création ou de l’évolution d’un outil informatique, traduire les besoins réglementaires et métiers en exigences fonctionnelles, puis contribuer aux échanges, aux tests et à l’appropriation de la solution.
Favoriser le dialogue entre les différents métiers, dépasser les approches en silos et contribuer à la recherche de solutions réalistes, cohérentes et utilisables sur le terrain.
Relations avec les partenaires externes
Représenter la cellule auprès des partenaires institutionnels et organismes externes.
Assurer les contacts et le suivi des dossiers avec les administrations, autorités de tutelle et partenaires concernés.
Développer et entretenir des collaborations constructives avec les différents acteurs internes et externes de l’enseignement supérieur.
Gestion des assurances
Assurer le suivi des contrats d’assurances de la Haute École.
Gérer les dossiers de sinistre et les relations avec les courtiers et assureurs.
Fournir l’information et les conseils relatifs aux couvertures d’assurances applicables.
Coordination et soutien à l’équipe (selon le profil retenu)
En fonction de l’expérience, de l’autonomie et des compétences de la personne engagée, des responsabilités complémentaires pourront être confiées, notamment :
la coordination de certaines activités de la cellule.
l’organisation et le suivi des priorités.
l’accompagnement des collaborateurs dans la gestion des dossiers.
la participation à l’amélioration continue du fonctionnement de la cellule.
Caractéristiques de l'offre
Entrée en fonction : Dès que possible
Contrat de travail : Contrat de remplacement avec possibilité de prolongation et évolution
Lieu de travail : Siège central, Rue Chapelle Saint-Donat 24 à 5002 Saint-Servais.
Rémunération : Selon les barèmes applicables au sein des Hautes Écoles de la Fédération Wallonie-Bruxelles.
Congés : Régime de congés favorable en lien avec le secteur de l’enseignement supérieur.
Télétravail : Possibilité de télétravail conformément aux dispositions en vigueur au sein de la Haute École.
La fonction est exercée sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice administrative et sous la responsabilité fonctionnelle de la Coordinatrice de la Cellule juridique et académique ou du Pôle Compliance.
Vous travaillerez en collaboration avec les différents experts et services de la Haute École dans un environnement favorisant les échanges, la transversalité et le développement professionnel.
La Haute École se réserve la possibilité de constituer une réserve de recrutement sur base de la présente procédure.
Exigences
Notes sur les requis
Vous êtes titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur en lien avec les missions de la fonction, notamment :
- d’un master en droit, en sciences politiques, en administration publique, en sciences du travail ou dans un domaine apparenté ;
- ou d’un bachelier en droit, accompagné d’une expérience professionnelle significative dans une fonction juridique, réglementaire, académique ou administrative.
Au-delà du diplôme, une attention particulière sera accordée à l’expérience acquise, à la connaissance des environnements réglementés et à la capacité de transformer des règles complexes en solutions concrètes pour les acteurs de terrain.
Compétences attendues
Vous disposez d’excellentes capacités d’analyse, de synthèse et de rédaction.
Vous êtes capable de vulgariser des dispositions réglementaires complexes et de les traduire en processus, outils, consignes et actions concrètes pour des interlocuteurs variés.
Vous maîtrisez parfaitement la langue française à l’oral et à l’écrit.
Vous possédez de bonnes capacités de communication et de collaboration.
Vous êtes à l’aise avec les outils numériques et l’environnement Microsoft 365.
Vous faites preuve de rigueur, d’organisation et de discrétion.
Vous êtes capable de gérer des priorités variées et de respecter des échéances parfois contraignantes.
Vous appréciez le travail transversal au sein d’une organisation complexe.
Vous savez faire dialoguer des expertises différentes, reformuler les besoins de chacun et construire des solutions partagées, notamment avec les équipes informatiques.
Vous respectez strictement les règles déontologiques et de confidentialité liées à la fonction.
Atouts
Une expérience en coordination d’équipe.
Une expérience significative ou une bonne connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur, de ses réalités académiques et de ses acteurs de terrain.
Une expérience dans l’application opérationnelle de réglementations complexes, l’accompagnement de services ou le conseil juridique et réglementaire.